Betriebsprüfungen der DRV erfolgen in der Regel alle vier Jahre. Sie dienen vor allem dazu zu überprüfen, ob der Arbeitgeber

– die Sozialversicherungspflicht der Arbeitnehmers richtig beurteilt hat,

– die Meldungen zur Sozialversicherung ordnungsgemäß erfolgt sind,

– die Datenmeldung zur Unfallversicherung erfolgt ist und

– Sozialversicherungsbeiträge für die Mitarbeiter, richtig und vollständig abgeführt wurden.

Kommt es zu Nachforderungen, so fallen diese oft unerwartet hoch aus, weil der Arbeitgeber im Falle einer Nichtanmeldung die Arbeitgeber- und die Arbeitnehmerbeiträge nachentrichten muss. Das Finanzamt führt eigene Betriebsprüfungen durch. Jedoch tauschen DRV und Finanzamt in der Regel Kontrollmitteilungen aus.

In Prüfungen werden häufig aufgriffen:

– Arbeitnehmerstatus von freien Mitarbeitern, Freelancern, Projektmitarbeitern, Aushilfen

– Abführung von Beiträgen für geringfügige und kurzfristige Beschäftigungen, Studenten, Praktikanten und Schülern

– Abführung von Beiträgen für Geschäftsführer, mitarbeitende Familienangehörige

– Berücksichtigung von Sachbezügen und sonstigen Einnahmen

Der Betriebsprüfer wird regelmäßig einen Prüftermin vereinbaren und dem Arbeitgeber darüber eine schriftliche Prüfankündigung zustellen. Eine geringfügige Terminverschiebung, z.B. wegen Urlaubs, ist im Vorfeld möglich. Eine längere Verschiebung wird der Prüfer in der Regel nicht ermöglichen. Eine unangekündigte Betriebsprüfung ist unzulässig. Der Arbeitgeber muss den Betriebsprüfer dann nicht einlassen. Jedoch ist es möglich, dass beim Verdacht einer strafbaren Handlung, eine Durchsuchung durch den Zoll angeordnet wird, jedoch nicht ohne entsprechend richterliche Anordnung. Lassen Sie sich in einem solchen Fall die entsprechende Anordnung vorlegen.

Der Prüfer soll die formelle und sachliche Richtigkeit der Entgeltabrechnung bewerten können.

Als Arbeitgeber müssen Sie dem Betriebsprüfer insoweit Auskunft geben. Der Prüfer darf Betriebsunterlagen einsehen. Dazu gehören die Geschäftsbücher und Lohn-Journale, aber auch z.B. Beschäftigungsverträge, sowie die Berichte über die Lohnsteuer-Prüfung des Finanzamtes. Der Arbeitgeber hat weiterhin eine geeignete Räumlichkeit zur Prüfung im Betrieb zur Verfügung zu stellen.

Nehmen Sie den Betriebsprüfer der DRV ernst und sorgen Sie für einen respektvollen Umgang und eine kooperative Zusammenarbeit. Die Betriebsprüfer sind an einer korrekten Aufarbeitung interessiert. Sie sind fast immer guten Argumenten zugänglich, aber nicht Drohungen, Getrickse oder Schmeicheleien.

Bitte vermeiden Sie unbedingt, dass Sachverhalte in der Prüfung überraschend aufgedeckt werden, wenn Sie ahnen, dass das „was im Busche“ ist. Der Prüfer wird es schätzen, wenn Sie ihm den Sachverhalt offenlegen und bei der Aufklärung mithelfen. Fast immer kann man so vermeiden, dass der Prüfer Sachverhalte zu einer strafrechtlichen Anzeige bringt.

Manchmal ist für den Arbeitgeber schwer zu beurteilen, wie „schlimm es wirklich steht“. Wie hoch sind die möglichen Nachforderungen? Sind diese ruinös? Ist wirklich etwas „faul“? Sollte es wirklich offengelegt werden? Bitte stellen Sie sich diese Fragen frühzeitig vor der Prüfung und bereiten Sie sich eingehend auf die Prüfung vor. Die gute Vorbereitung der Betriebsprüfung ist die wichtigste Abwehrmöglichkeit gegen Nachforderungen. Wenn Prüfergebnisse einmal in Papierform festgehalten sind, ist es oft schwer, hier noch etwas zu ändern.

Überlegen Sie sich also vorher, wo es haken könnte. Arbeiten Sie die Einzelfälle auf! Um wie viele Kräfte geht es und wie hoch ist das Arbeitsentgelt? Besprechen Sie sich ggfs. mit einem Sozialversicherungsexperten, ob es eine Abwehrtaktik gibt. Manchmal lässt sich eine Tätigkeit als sozialversicherungsfreie kurzfristige Beschäftigung einschätzen. Oft gibt es darüber hinaus Möglichkeiten, die Höhe der Nachforderungen zu verringern. Gibt es z.B. Freistellungen von der gesetzlichen Krankenversicherungs- oder gar der Rentenversicherungspflicht? Sind Kräfte ggfs. im Ausland versicherungspflichtig? Eine Debatte mit dem Prüfer darüber zu führen, ob eine bestimmte Tätigkeit nun doch möglicherweise selbständig sein könnte, ist oft müßig, wenn der Prüfer sich hier bereits eine Meinung gebildet hat. Die DRV wird dann grundsätzliche Debatten tendenziell eher durch die Gerichte klären lassen.

Nach Durchführung der Prüfung muss dem Arbeitgeber Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben werden. Dazu kann ein Schlussgespräch vom Prüfer geführt werden oder der Arbeitgeber schriftlich mit Fristsetzung angehört werden. Bitte achten Sie auf diese Fristen! Es ist wichtig, sich im Rahmen der Anhörung konkret zu äußern, wenn Sie meinen, dass der Prüfer Dinge nicht richtig bewertet hat. Wenn Sie dies nicht fristgerecht vorbringen, kann es sein, das Ihnen ein Bescheid zugeht, gegen den dann nur noch ein Widerspruch und eine Klage möglich ist. Wenn Sie noch Zeit für eine Stellungnahme brauchen, bitten Sie den Prüfer bitte um eine Verlängerung der Anhörungsfrist. Diese wird regelmäßig gewährt. Bitte dokumentieren Sie dies.

Gegen einen Beitragsnachforderungsbescheid, den Sie für unrichtig halten, müssen Sie sich zur Wehr setzen, indem Sie fristgerecht (binnen eines Monats nach Zugang des Bescheids) Widerspruch einlegen und dann Klage erheben.

Widerspruch und Anfechtungsklage haben aber keine aufschiebende Wirkung. Das bedeutet, dass Sie trotz eingelegtem Widerspruch oder Klage erst einmal bezahlen müssen. Die Zahlungen sind an die Einzugsstellen zu richten, dass sind die gesetzlichen Krankenversicherungen der Beschäftigten. Erfolgt die Zahlung nicht fristgerecht, haben die Einzugsstellen eine kurze Zündschnur und reagieren sehr schnell mit Vollstreckungsmaßnahmen.

Nur in Ausnahmefällen kann die DRV selbst oder ein Sozialgericht die sofortige Vollziehung aussetzen. Dies ist nur möglich, wenn die sofortige Vollziehung eine unbillige Härte zur Folge hätte. Gemeint ist hier z.B. der Fall, dass ein Unternehmen durch die Nachforderung insolvent würde, bevor es irgendwann einmal dann Recht durch die Gerichte bekäme. Die Rechtsprechung setzt hier eine sehr hohe Schwelle. Ein weiterer Aussetzungsgrund ist, dass der Nachforderungsbescheid offensichtlich rechtswidrig ist. Das wird nur in sehr seltenen Fällen so sein.

Unglücklicherweise gibt es keinen Vertrauensschutz, wenn der Prüfer nicht gefunden hat. Der abschließende Bescheid zur Prüfung schließt nicht die spätere erneute Überprüfung aus, jedenfalls nicht dann, wenn ein Sachverhalt nicht vom Prüfer gesehen wurde. Nur wenn der Prüfer Feststellungen getroffen hat, kann er sich von diesen nicht mehr im Nachgang einfach wieder lösen. Allerdings setzt die vierjährige Verjährungsfrist einer erneuten Prüfung oft ein Ende. Sachverhalte, die davor liegen, können dann nicht erneut geprüft werden.